É um grande desafio construir um único programa de software que supra as necessidades do departamento financeiro, assim como dos trabalhadores de recursos humanos e também do depósito e é isso que o ERP faz. Cada um desses departamentos, tipicamente, possuem seu próprio sistema de computador, cada um aperfeiçoado para cada necessidade, para a forma de trabalho de cada departamento. O ERP combina todos eles juntos em um só programa de software integrado que trabalha com um banco de dados comum. Dessa forma, os vários departamentos podem mais facilmente dividir informações e se comunicar entre si.

Essa abordagem integradora pode dar um grande retorno financeiro se as companhias instalarem o software adequadamente. Pegue o pedido de um cliente como exemplo: tipicamente, quando um cliente faz um pedido, aquele pedido começa uma jornada em papel, de um lugar para outro na empresa, sendo digitado e redigitado em vários computadores ao longo do caminho. Toda essa jornada causa atrasos e perdas de pedidos, e cada digitação, em um diferente sistema, é convidativo a erros. Ao mesmo tempo, nenhuma companhia sabe realmente em que estágio um pedido se encontra em um determinado momento porque não há como o departamento financeiro, por exemplo, entrar no computador do depósito para ver se o item foi embarcado. “Você terá que ligar para o depósito”, é a resposta familiar dada aos frustrados consumidores.

Como o ERP pode melhorar a performance de uma empresa?

ERP automatiza as tarefas envolvendo a performance de um processo, tal qual a finalização de um pedido, o qual envolve pegar o pedido de um cliente, enviá-lo e cobrá-lo. Com o ERP, quando um representante recebe o pedido de um cliente, ele ou ela, tem todas as informações necessárias para completá-lo. Todas as pessoas na empresa vêm o mesmo visor e têm acesso a um único banco de dados que guarda o novo pedido do cliente. Quando um departamento termina a sua parte em um pedido, este é enviado automaticamente para o próximo departamento via ERP. Para saber em que ponto está um pedido, em um determinado momento, é só checar no ERP. Com sorte, o processo se move como um raio dentro da organização, e os clientes recebem seus pedidos mais rapidamente que antes. O ERP consegue aplicar essa mesma mágica à maioria dos processos empresariais, tal qual manter os funcionários informados sobre seus benefícios ou sobre decisões financeiras em geral.

Esse, pelo menos, é o sonho do ERP. A realidade é bem mais dura.

Vamos retornar aos pontos tratados anteriormente. Aquele processo talvez não tenha sido eficiente, mas ele foi simples. O departamento financeiro fez o seu trabalho, o depósito fez o seu trabalho e se algo deu errado fora das paredes do departamento, esse problema é sempre de outra pessoa. Com o ERP essa história muda sensivelmente: os representante que recebem os pedido dos clientes, não são mais mero digitadores colocando o nome de alguém em um computador e batendo na tecla retornar. O monitor do ERP faz deles pessoas de negócio. Ele vai desde o crédito do cliente, passa pelo departamento financeiro e vai até o fluxo de trabalho do depósito.

O cliente pagará em dia? Nós seremos capazes de embarcar o produto em tempo? Essas são perguntas que os representantes de vendas nunca tiveram que fazer antes e que afeta o cliente e todos os outros departamentos da empresa. Mas não são apenas os representantes que terão que acordar. As pessoas no depósito, que estavam acostumadas a manter as datas na cabeça ou em pedaços de papel, precisam colocar toda informação on-line agora. Se eles não fizerem isso, os representantes de venda verão baixos níveis de produtos no monitor e falarão aos clientes que seus pedidos não estão disponíveis no estoque. Comprometimento, responsabilidade e comunicação nunca foram tão testados antes.

Quanto tempo leva um projeto de ERP?

Instalar o ERP não foi um processo fácil para as companhias que o fizeram. Não se engane quando vendedores de ERP dizem que o tempo de implantação, em média, é de três ou seis meses. As implementações que foram feitas em um curto tempo (porque seis meses é um curto tempo), todas foram realizadas em pequenas empresas, ou foram limitadas a pequenas áreas da empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do programa ( no qual o ERP é apenas um caro sistema de contabilidade). Para fazer o ERP certo, a forma como você faz negócio terá que mudar, bem como a forma como as pessoas trabalham. E esse tipo de mudança não acontece sem dor. A não ser que a maneira como você negocia esteja indo extremamente bem, pedidos são embarcados no período certo, a sua produtividade é maior do que a dos seus concorrentes, seus clientes estão completamente satisfeitos, sendo que, nesses casos, não há nenhuma razão para pensar em instalar o ERP.

O importante é não focar-se no tempo que levará a sua implantação, já que transformações reais com o ERP normalmente levam entre um e três anos em média, mas sim entender porque você precisa dele e como você pode utilizá-lo para aumentar seus negócios.

Como o ERP melhorará os meus negócios?

Há três razões principais pelas quais firmas adotam o ERP:

- Para integrar dados financeiros: Como o CEO tenta entender a performance geral da companhia, ele ou ela podem encontrar diferentes versões da verdade. O financeiro tem os seus números, vendas tem outra versão, e as diferentes unidades podem, cada uma, ter a sua própria versão do quanto eles podem contribuir para a receita. O ERP cria uma única versão da verdade que não pode ser questionada porque todos estão usando o mesmo sistema.

- Para uniformizar o processo de manufatura: Empresas de manufatura, especialmente aquelas com um grande apetite por fusões e aquisições, geralmente descobrem que diferentes unidades da empresa usam diferentes métodos e sistemas de computador. Uniformizar esses processos, usando um único e integrado sistema de computador, pode economizar tempo, aumentar a produtividade e reduzir gastos.

- Para uniformizar as informações de RH: Principalmente em firmas com múltiplas unidades de negócio, o departamento de Recursos Humanos talvez não tenha um único e simples método para acompanhar o tempo dos empregados e comunicá-los sobre seus benefícios e serviços. O ERP pode fazer isso.

O ERP irá se adequar ao meu jeito de negociar?

É difícil para as empresas entenderem se a forma delas negociarem se adapta ao padrão ERP antes de todos os cheques de pagamento terem sido assinados e a implementação ter começado. A razão mais comum pela qual as empresas fogem dos projetos multimilionários do ERP é porque elas descobrem que o software não suporta algum dos importantes processos dos seus negócios. Nesse momento, só há duas coisas a serem feitas: mudar o processo para se adaptar ao software, o qual significará mudanças profundas nas formas de se fazer negócio, o que apesar de ser positivo para a produtividade da empresa, mexe em papéis de pessoas importantes e com responsabilidades e que apenas poucas empresas têm coragem para fazer. Ou, mudar o software para que este se adapte ao processo, o que diminuirá a velocidade do projeto e provavelmente deturpará o sistema.

Não é necessário dizer que a mudança para o ERP é um projeto que necessita fôlego. Além de orçar pelo custo do software, executivos financeiros devem planejar o preço da consultoria, as adaptações, testes de integração e uma longa lista de outros gastos antes que os benefícios do ERP comecem aparecer.

Quando receberei o retorno do ERP – e de quanto será este retorno?

Não espere revolucionar seus negócios com o ERP. A implantação dele requer uma reorganização na forma como as coisas funcionam mais internamente na sua empresa do que externamente com clientes, fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é um projeto com retorno garantido. Um estudo feito em 63 empresas que adotaram o sistema descobriu que os benefícios costumam aparecer em média oito meses depois da instalação do novo sistema, ou seja, em 31 meses. Após esse período, a média de economia anual com o sistema ERP é em torno de U$1.6 milhões.

O custo escondido do ERP

Embora diferentes empresas encontrem diferentes problemas durante o orçamento, aqueles que implantaram o ERP concordam que certos custos são normalmente maiores que outros. A partir das experiências estudadas, pode-se dizer que os gastos mais significativos ocorrem nas áreas: de treinamento, integração e teste; de conversão e análise de dados; consultorias, na substituição de pessoal – com a constante implementação; e, também, com a depressão “pós-ERP”.

De qualquer forma, os benefícios que podem ser obtidos se a empresa tiver maturidade para aceitar as mudanças e se adequar a elas, são bem maiores que as desvantagens. O ERP é um avanço que com certeza agrega valor a uma empresa.

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